Beste kandidaat,

We heten u hartelijk welkom bij Baltimore Aircoil Company en kijken ernaar uit om uw sollicitatie te ontvangen.

Wanneer u uw sollicitatie naar ons stuurt via Jobs op onze website, geeft u ons uw persoonsgegevens. We zullen uw informatie uitsluitend gebruiken voor het verwerken van uw sollicitatie en voor de wervingsprocedure. In deze verklaring wordt uitgelegd wat wij doen met uw persoonsgegevens en welke rechten en opties u in dit verband hebt. U kunt erop rekenen dat Baltimore Aircoil Company uw informatie met de grootst mogelijke zorg, zorgvuldigheid en vertrouwelijkheid behandelt.

VERWERKINGSVERANTWOORDELIJKE

Alle persoonsgegevens die u tijdens het wervingsproces aan ons verstrekt, worden gecontroleerd door de wervende Baltimore Aircoil Company-groepsentiteit (hierna “ons” of "BAC” genoemd), die verantwoordelijk is voor de beveiliging en integriteit van uw persoonsgegevens.

Bovendien kunnen andere met BAC gelieerde partijen verantwoordelijk zijn voor uw persoonsgegevens wanneer de wet ons verplicht of toestaat om uw persoonsgegevens met hen te delen voor de hierna beschreven doelen of wanneer u ons hiervoor toestemming hebt gegeven.

HOE WIJ UW PERSOONSGEGEVENS GEBRUIKEN

Wij zullen uw persoonsgegevens uitsluitend verwerken voor het verwerken van uw sollicitatie en het

aanwervingsproces, meer bepaald voor de volgende doelstellingen:

  • Verwerking van uw sollicitatie, waaronder

  1. de controle en beoordeling van uw geschiktheid voor de functie waarvoor u hebt gesolliciteerd,

  2. bevestiging van uw referenties en opleidingsachtergrond,

  3. communicatie met u,

  4. uitvoeren van evaluaties door assessmentcentra en alle andere evaluatiemethoden,

  5. vergoeding van onkosten en organisatie van de eventueel vereiste reis;

  • Beveiligingsdoelen,

  1. wanneer u onze faciliteiten bezoekt of gebruikt,

  2. garanderen van de integriteit en beveiliging van en controle op de toegang tot onze panden en terreinen, faciliteiten, IT- en communicatiesystemen, platforms en beveiligde websites en applicatiewebsites en andere systemen of faciliteiten

  3. onderzoeken, voorkomen en detecteren van veiligheidsdreigingen, fraude, diefstal of andere criminele of kwaadaardige activiteiten;

  • Wettelijke documentatiedoelen, zorgen voor de naleving van wettelijke verplichtingen inzake documentatie en documentbewaring

  • Oplossen van geschillen, het doen nakomen van de door ons gesloten overeenkomsten en het vaststellen, uitoefenen of onderbouwen van rechtsvorderingen.

Wanneer u uitdrukkelijk uw toestemming aan ons hebt gegeven, mogen wij uw persoonsgegevens ook gebruiken voor de volgende doelen:

  • uw opname in onze database van sollicitanten, waaronder

  1. het overwegen van uw geschiktheid voor onze huidige of toekomstige vacatures

  2. de verstrekking van informatie aan u per e-mail of telefoon of via andere communicatiekanalen waarvan u het gebruik door ons hebt toegestaan over interessante vacatures bij BAC

  3. het opslaan en verwerken van alle bij uw sollicitatie verstrekte persoonsgegevens en het delen daarvan met partijen die met de BAC-Groep gelieerd zijn met het oog hierop.

  • Het sturen van BAC-informatie en -updates aan u, via updates per e-mail met nieuws, aankondigingen en uitnodigingen voor programma’s, enquêtes of andere evenementen van BAC, waaronder die van partijen die met ons gelieerd zijn.

We zullen uw persoonsgegevens niet gebruiken voor het nemen van geautomatiseerde beslissingen die voor u gevolgen hebben of voor het creëren van andere dan de hierboven beschreven profielen.

Persoonsgegevens worden opgeslagen in een cloud omgeving op servers die in Duitsland staan. Toegang tot uw persoonsgegevens wordt verleend aan een strikt beperkte groep van personeelsleden van de BAC-groep zoals uw Hiring Manager, HR Business Partner en andere bij de werving betrokken personeelsleden, maar strikt beperkt op need-to-know-basis zoals vereist voor het wervingsproces.

SOORTEN PERSOONSGEGEVENS

Tenzij anders met u overeengekomen, verzamelen wij alleen persoonsgegevens die vereist zijn in verband met uw sollicitatie voor de bovenvermelde doelen. Dit omvat alle informatie die u rechtstreeks aan ons verstrekt bij uw sollicitatie en alle informatie die wordt verzameld of gegenereerd tijdens uw sollicitatieprocedure.

Dit omvat gewoonlijk de volgende gegevenscategorieën:

  • Sollicitatiegegevens: Alle persoonsgegevens die u tijdens het wervingsproces aan ons verstrekt, waaronder naam, contactgegevens, foto, opleidingsachtergrond, werkachtergrond, antwoorden op vragenlijsten of in gesprekken gegeven antwoorden.

  • Beoordelings- en testgegevens: Alle persoonsgegevens die voortvloeien uit beoordelingen en tests, waaronder opmerkingen en beoordelingen van vragenstellers, resultaten van logische, psychologische en andere tests in overeenstemming met toepasselijke gegevensbeschermingswetten.

  • Achtergrondscreeningsgegevens: Alle persoonsgegevens die voortvloeien uit achtergrondscreenings die zijn uitgevoerd voor zover dat nodig of vereist is voor de functie waarvoor u gesolliciteerd hebt.

  • Resultaten van referentiecontroles: Alle persoonsgegevens die voortvloeien uit controles van werkreferenties die u tijdens het wervingsproces aan ons hebt verstrekt.

HOE WIJ UW PERSOONSGEGEVENS VERZAMELEN

Wij zullen uw persoonsgegevens voornamelijk rechtstreeks van u verzamelen wanneer u interactie met ons hebt tijdens uw sollicitatie, bijvoorbeeld:

  1. wanneer u vragenlijsten voor sollicitanten invult

  2. wanneer u ons intranet, onze website of andere communicatie- of werkplatforms bezoekt

  3. wanneer u met ons communiceert over uw sollicitatie.

Bovendien zullen wij persoonsgegevens over u verzamelen tijdens uw sollicitatie voor de bovenvermelde toegestane doelen, bijvoorbeeld

  1. assessmentcentra en andere prestatiebeoordelingen

  2. registratie en controle van uw toegang tot en gebruik van onze faciliteiten en communicatie- en IT-systemen

  3. vergoeding van onkosten.

HOE WIJ UW PERSOONSGEGEVENS BESCHERMEN

Wij hebben fysieke, technische en procedurele voorzorgsmaatregelen getroffen conform de vereisten voor de wettelijke bescherming van uw persoonsgegevens tegen onbevoegde toegang of inbreuk. Deze voorzorgsmaatregelen omvatten het implementeren van specifieke technologieën en procedures die bedoeld zijn om uw privacy te beschermen, zoals beveiligde servers, firewalls en SSL-versleuteling. We zullen de toepasselijke wet- en regelgeving inzake de vertrouwelijkheid en beveiliging van uw persoonsgegevens te allen tijde naleven.

DELEN VAN UW PERSOONSGEGEVENS

Wij mogen uw persoonsgegevens delen met gelieerde partijen binnen de BAC-groep, indien dit vereist is voor de wervingsprocedure. Zo zullen wij bijvoorbeeld uw persoonsgegevens delen met een gelieerde partij wanneer uw verantwoordelijke Hiring Manager in dienst was van die gelieerde partij of wanneer de verantwoordelijke HR Business Partner zich in een andere BAC-bedrijf bevond. Een dergelijke overdracht gebeurt strikt in overeenstemming met de vereisten van de toepasselijke gegevensbeschermingswetten. Deze gelieerde partijen zullen de persoonsgegevens vervolgens gebruiken voor dezelfde doelen en onder dezelfde voorwaarden als die welke in deze privacyverklaring zijn beschreven.

Wij mogen ook dienstverleners (zogenaamde gegevensverwerkers) binnen of buiten de BAC-groep, in binnen- en buitenland, opdracht geven om de persoonsgegevens namens ons en uitsluitend in overeenstemming met onze instructies te verwerken voor de wervingsprocedure. Wij mogen uw persoonsgegevens verder ook delen met rechters, toezichthouders, wetshandhavingsdiensten of andere bevoegde autoriteiten of juridisch adviseurs, indien dit wettelijk toegestaan en noodzakelijk is om te voldoen aan een wettelijke verplichting of voor het vaststellen, uitoefenen of onderbouwen van rechtsvorderingen.

We behouden de controle en blijven volledig verantwoordelijk voor uw persoonsgegevens en zullen geschikte voorzorgsmaatregelen gebruiken zoals vereist door de toepasselijke wetgeving ter verzekering van de integriteit en beveiliging van uw persoonsgegevens bij de inzet van deze dienstverleners.

WAAR WIJ UW PERSOONSGEGEVENS VERWERKEN

BAC is een onderneming die wereldwijd actief is. Tijdens onze bedrijfsactiviteiten mogen wij uw persoonsgegevens ook overdragen aan ontvangers in landen buiten de Europese Economische Ruimte (“derde landen”) waarin de toepasselijke wetgeving niet hetzelfde niveau van gegevensbescherming biedt als de wetten in uw thuisland. Wanneer wij dit doen, zullen wij voldoen aan de toepasselijke gegevensbeschermingseisen en geschikte voorzorgsmaatregelen nemen om de beveiliging en integriteit van uw persoonsgegevens te garanderen, meer bepaald door de standaardcontractbepalingen van de EU aan te gaan. Deze bepalingen kunnen na afspraak in onze kantoren geconsulteerd worden.

U kunt op elk moment contact met ons opnemen via de contactgegevens hieronder als u meer informatie over deze voorzorgsmaatregelen zou willen ontvangen.

UW RECHTEN INZAKE GEGEVENSBESCHERMING

Onder de GDPR kan U verschillende rechten uitoefenen. Alle informatie hierover vindt U via

https://ec.europa.eu/commission/sites/beta-political/files/data-protection-overview-citizens_en.pdf

Meer informatie over GDPR is beschikbaar via

https://ec.europa.eu/commission/priorities/justice-and-fundamental-rights/data-protection/2018-reform-eu-data-protection-rules_en

BEWAREN VAN UW PERSOONSGEGEVENS

Uw persoonsgegevens worden bewaard zo lang dat nodig is voor de toegestane doelen, tenzij anders vereist

door de wet of ter bescherming van de gerechtvaardigde belangen van BAC, d.w.z.:

  • Als u een werkrelatie aangaat met BAC, bewaren wij uw persoonsgegevens tijdens de duur van uw dienstverband.

  • Anders bewaren wij uw persoonsgegevens gedurende 6 maanden na afloop van de wervingsprocedure en worden al uw persoonsgegevens nadien verwijderd.

  • De wettelijke termijnen voor bewaring, verwijdering en beperking worden nageleefd.

VERPLICHTING TOT VERSTREKKING VAN PERSOONSGEGEVENS

Als algemeen principe geldt dat u uw persoonsgegevens op geheel vrijwillige basis aan ons verstrekt.

Als u in bepaalde omstandigheden uw relevante persoonsgegevens niet verstrekt, is het mogelijk dat wij uw sollicitatie niet goed kunnen verwerken of u niet kunnen laten deelnemen aan activiteiten of diensten die samenhangen met uw sollicitatie.

WIJZIGINGEN IN PRIVACYVERKLARING

Deze privacyverklaring kan van tijd tot tijd wijzigen onder naleving van de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming. De datum van de laatste update is hierboven vermeld.

VRAGEN

Als u vragen hebt over de bescherming van uw persoonsgegevens, neem dan contact met ons op via mail Privacyoffice@baltimoreaircoil.be. Wij zullen uw aanvraag onmiddellijk behandelen.